La tour de contrôle : Trouver le juste équilibre dans la surveillance des employés

L'un des premiers obstacles rencontrés par les managers supervisant un personnel à distance est l'incapacité à garder un œil sur ce que fait leur équipe - si elle fait quoi que ce soit, bien sûr. Ce serait formidable si nous pouvions être sûrs que chacun donne le meilleur de lui-même en permanence, même lorsque personne ne regarde. Si c'est le cas pour de nombreux travailleurs, la triste vérité est qu'il y en a quelques-uns qui considèrent que le manque de supervision est synonyme de manque de responsabilité.

C'est là que la surveillance des employés, ou le contrôle, entre en jeu.

C'est, très honnêtement, un terme malheureux. Le mot "surveillance" évoque des images de caméras de vidéosurveillance installées sur les murs du salon des employés, qui déclenchent des alarmes s'ils mettent trente secondes à répondre à un SMS de leur mère. Bien sûr, tous ces systèmes ne ressemblent pas à ça. Dans cet article, nous allons nous plonger dans les options qui s'offrent aux managers. Ainsi, vous serez sûr de trouver un juste milieu entre le gardien de prison et le pigeon.

Pourquoi l'évidence n'est pas la voie à suivre ?

Il existe de nombreux moyens de surveiller directement l'activité des employés. Cela va de la cartographie des touches et de la souris à la capture d'écran en direct toutes les cinq minutes. Bien qu'il s'agisse de moyens très efficaces pour savoir exactement ce que font les employés à tout moment, ils présentent des inconvénients assez importants.

La première est la sécurité des données. Si chaque mot qu'un employé frappe sur son clavier est enregistré et conservé dans un serveur, comment les entreprises peuvent-elles être certaines que quelqu'un n'accédera pas à des informations personnelles telles que des mots de passe, des informations médicales ou même des conversations privées ? Les mesures de sécurité de votre entreprise doivent être excellentes pour éviter cela.

Le deuxième inconvénient est l'impact que ce type de surveillance a sur les employés surveillés. Dans un article du Washington Post, les employés soumis à de tels systèmes ont fait état d'une augmentation du stress et de l'anxiété, l'un d'entre eux allant jusqu'à qualifier cette pratique de "démoralisante" en raison du sentiment de manque de confiance.

Il doit donc exister de meilleurs moyens pour savoir ce que font vos employés sans avoir à les surveiller chaque minute de la journée, n'est-ce pas ?

Regardez les résultats, pas la quantité 

Notre cerveau est conditionné à relier travail et bureau. Nous considérons que les heures passées penchés sur notre bureau sont en corrélation directe avec la quantité de travail effectuée. Ainsi, lorsque nous avons largement adopté le travail à distance au début de la pandémie, les responsables voulaient un moyen de vérifier que les employés passaient le même temps devant leur écran d'ordinateur.

Le problème, bien sûr, est que si une personne a l'impression que chaque minute de son temps est surveillée, elle risque d'avoir un sentiment de goût amer et de méfiance. C'est une chose si votre manager remarque que vous avez cinq minutes de retard au travail. C'en est une autre de recevoir un message pour vous demander pourquoi votre souris n'a pas bougé en deux minutes.

Au lieu de regarder le temps passé à travailler, évaluez la quantité de travail effectuée par la quantité de travail réalisée. En évaluant le rendement de vos employés plutôt que leur apport, vous leur donnez la possibilité de trouver la façon dont ils travaillent le mieux.

Et, une petite remarque - si un employé termine son travail avant la date prévue, essayez de ne pas le récompenser en lui donnant immédiatement plus de travail à faire. Cette idée peut sembler naturelle, mais elle incite en fait votre personnel à ralentir sa vitesse de travail afin d'éviter les tâches supplémentaires. Vous n'êtes pas obligé de les renvoyer chez eux plus tôt, bien sûr, mais offrez-leur une demi-heure de pause supplémentaire à dépenser comme bon leur semble avant de passer à la tâche suivante.

Fixer des objectifs petits, et réguliers

Considérez ceci comme, approximativement, une liste de tâches quotidiennes ou hebdomadaires. Mais, au lieu de toutes les tâches que les employés doivent accomplir, dressez une liste d'objectifs non contraignants. Il peut s'agir du nombre de prospects appelés, de prospects qualifiés pour le marketing générés, etc. L'important est que l'objectif soit réalisable et qu'il soit possible de le suivre.

Il existe de nombreuses solutions technologiques centrées sur les objectifs, qui vous permettent de fixer des échéances et des points de contrôle tout en organisant les petites tâches en projets plus importants. Certaines solutions vont même jusqu'à fêter avec vous la réalisation d'un objectif !

L'utilisation de ces solutions vous permet de voir les progrès des employés en fonction de leurs objectifs, sans leur donner l'impression qu'on ne leur fait pas confiance pour les atteindre.

Si vous pouvez offrir une petite récompense pour l'atteinte de ces objectifs (même si ce n'est qu'un bon pour un café) cela sera aussi très bien reçu !

Soyez transparent et laissez une marge de manœuvre

Si vous décidez d'adaopter le contrôle direct, par exemple pour des fonctions qui n'ont pas de résultats clairs à mesurer, le plus important est de veiller à ce que vos employés sachent exactement ce qui est contrôlé et quand. Cette transparence entre vous et vos employés aidera à maintenir la confiance qui pourrait être endommagée par cette pratique.

Deuxièmement, une grande partie du stress ressenti par les employés surveillés est due au sentiment que le moindre faux pas enverra un signal d'alarme à leur supérieur. Ils doivent être "toujours prêts" ou faire face à des mesures disciplinaires. Au lieu de cela, introduisez une certaine souplesse dans la surveillance. Par exemple, au lieu de surveiller chaque logiciel utilisé au cours de la journée de travail, regardez plutôt les cinq principaux. Cela permet de vérifier rapidement les médias sociaux au cas où quelque chose d'important se produirait, sans craindre que cela soit signalé à la direction.

Conclusion

L'introduction de systèmes de surveillance dans un environnement distant sera toujours difficile. Ce n'est jamais aussi subtil que de jeter un coup d'œil rapide au bureau pour voir si tout le monde est encore à son poste.

Les choses les plus importantes à retenir sont les suivantes :

• Moins, c'est plus. Surveillez autant que nécessaire pour savoir ce qui se passe, mais faites de votre mieux pour ne pas aller plus loin.
• Chacun travaille différemment. Pour que certains soient au mieux de leur forme, ils ont besoin de faire une petite pause de temps en temps. D'autres peuvent garder la tête baissée pendant 8 heures sans perdre leur concentration. Tenez compte de ces différences.
• Maintenez une relation de confiance. Si vous craignez que vos systèmes de contrôle ne vous privent de cette confiance, réfléchissez à la manière de la regagner, par exemple en demandant à votre personnel de vous faire part de ses commentaires.

En fin de compte, il est dommage que les employés doivent être surveillés. Mais, sachant que seule une minorité profiterait d'un manque de surveillance, essayez de ne pas punir le plus grand nombre.

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