L'importance d'un système d'information RH centralisé, basé sur le cloud

L'adoption de solutions de gestion du capital humain (GCH) a eu un impact considérable sur les ressources humaines et les processus d'entreprise.

Les technologies et les plateformes logicielles modernes ont permis aux professionnels des RH de simplifier la gestion du cycle de vie des employés et de se concentrer sur les objectifs organisationnels, plutôt que sur les tâches administratives. Pourtant, toutes les solutions RH ne sont pas construites de la même manière et certaines sont plus efficaces que d'autres pour aider une entreprise à atteindre son objectif. 

Bien que la plupart des départements RH utilisent déjà des logiciels pour la gestion de la paie et des avantages sociaux, un bon nombre de ces solutions sont autonomes et ne peuvent être intégrées dans un modèle de flux de travail. Il en résulte un groupe d'applications cloisonnées qui ont le potentiel de créer encore plus de travail. Par exemple, les informations relatives à l'employé (adresse, numéro de sécurité sociale, déductions, etc.) saisies électroniquement pour la paie devraient être saisies à nouveau pour les prestations de soins de santé et dentaires. Dans ce scénario, le risque d'erreur manuelle augmente à chaque saisie.

Pour surmonter ces problèmes, il est important que les organisations mettent en œuvre un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) unique, basé sur le cloud. La gestion du capital humain basée sur le cloud permet d'automatiser les processus de gestion et offre aux employeurs et aux employés un accès facile aux informations, de n'importe où et à tout moment. Un service centralisé dans le cloud peut également réduire considérablement les erreurs et le temps passé à les résoudre, ce qui permet aux RH de se concentrer davantage sur la GCH.

Les autres avantages de l'utilisation d'un SIRH unique basé sur le cloud sont les suivants :

Autonomisation des employés

À la place d'inonder le personnel des RH de demandes de renseignements et de requêtes qui prennent beaucoup de temps, un système centralisé basé sur le cloud permet aux employés d'accéder rapidement et efficacement aux informations relatives à la paie, aux déductions, aux politiques de congés et aux régimes de soins de santé. Ce sentiment d'appartenance et de transparence dans le processus permet aux employés de se sentir plus en contrôle lorsqu'ils gèrent leurs informations liées aux RH et peut augmenter considérablement leur satisfaction. Il peut également réduire la charge de travail des services RH en diminuant les demandes d'information des employés et en libérant le temps nécessaire pour que le personnel RH puisse se consacrer à des projets plus importants, tels que des tâches liées à la stratégie commerciale.

Respect du budget

Pour les organisations, grandes ou petites, un SIRH basé sur le cloud est une solution économique qui permet de passer d'un modèle d'investissement en capital à un modèle de dépenses opérationnelles. Avec le premier, chaque solution logicielle appartient à l'organisation, mais il existe des coûts supplémentaires tels que l'assistance et les services d'un professionnel de l'informatique, le stockage et la sauvegarde des données ou les exigences de conformité. Ces coûts annexes augmentent le coût total de possession (CTP) et, en fin de compte, le coût total des opérations. Le modèle de dépenses opérationnelles, où les services sont dans le cloud, est plus rentable car il n'est pas nécessaire d'acheter ou d'installer des logiciels supplémentaires, et il n'y a pas de coûts de maintenance supplémentaires. D'autres économies substantielles peuvent être réalisées grâce aux capacités d'automatisation du SIRH.

Amélioration de la communication

Outre les avantages financiers, une solution de plate-forme unique basée sur le cloud offre une foule d'autres avantages qui sont synonymes de commodité et de flexibilité. Les utilisateurs peuvent choisir parmi un ensemble de modules d'application préemballés, ajouter à un système préemballé pour une solution hybride ou concevoir un ensemble de modules d'application sur mesure pour répondre à leurs besoins uniques.

Chacuns des modules d'application choisis par l'utilisateur peuvent être intégrés, ce qui les rend plus cohérents et facilite l'accès aux informations requises à tout moment, qu'il s'agisse de procédures, de politiques ou d'autres services connexes. Il peut également fournir de nouvelles données en temps réel afin de tenir les RH et la direction informés de tout problème de performance susceptible d'affecter la productivité de l'organisation. La communication via un système centralisé permet à tous les membres de l'organisation d'être sur la même longueur d'onde, ce qui permet d'éviter la désinformation et les erreurs de communication.

Globalement, la technologie redéfinit et remodèle l'environnement RH. Un SIRH à plateforme unique est un outil précieux pour améliorer la gestion du personnel, réduire la complexité administrative et responsabiliser les employés. Un SIRH basé sur le cloud est la clé de l'intégration et de l'automatisation du flux de travail de chaque étape du recrutement, de l'embauche, de l'intégration, de l'évaluation des performances, du reporting en temps réel, du suivi des actifs et des biens, de la conformité et de la législation RH, etc. Ces capacités et applications peuvent aider les organisations à s'engager dans une planification plus stratégique tout en augmentant l'efficacité des employés et la productivité globale d'une organisation.

Cet article a été initialement publié dans le HCM Technology Report. Vous pouvez le lire sur leur site ici.