Recruter les salariés virtuellement, créer des liens réels

Alors que la pandémie alimente une évolution vers des modèles de travail à distance/hybrides, cette discussion au coin du feu a permis de partager des idées sur la manière dont les organisations peuvent assurer une transition sans heurts de leurs nouveaux talents et les aider à établir des liens personnels dans le monde virtuel.

La plupart des employés peuvent s'imaginer les pauses à la fontaine d'eau qu'ils peuvent prendre, les conversations qu'ils peuvent avoir à l'improviste avec des collègues et les échanges d'idées, mais les interactions sociales spontanées et le coaching occasionnel qui se produisent dans un espace physique commun ont disparu depuis que les employés travaillent à distance en raison de la pandémie.

Ce sujet est parfois négligé, mais il est très important, car ce sont ces petits moments qui rendent la vie d'un employé d'autant plus agréable.

Dans un tel scénario, comment les organisations peuvent-elles assurer une transition sans heurts de leurs nouveaux talents et les aider à établir des liens personnels ?

Cet aspect a été abordé lors d'une discussion informelle entre Leesa Rawlings, VP Asia Talent Acquisition and Global Employer Brand, Manulife, et Pambudi Sunarsihanto, Human Resources Director, Blue Bird Group, lors de la People Matters Talent Acquisition Conference 2022, où elles ont partagé leurs expériences et leurs idées sur l'intégration des talents à distance et la création de liens "réels" dans un monde de travail virtuel.

Défis pour les personnes recrutées dans le cadre de l'onboarding virtuel

L'intégration est une partie essentielle du parcours d'un nouvel employé. Il n'a jamais été facile d'établir ce lien, de susciter l'engagement, de transférer les connaissances et d'instaurer une culture d'appartenance, même avant l'arrivée de la pandémie. En outre, depuis deux ans, tout le monde travaille principalement à distance en Asie, ce qui pose d'énormes problèmes aux nouveaux employés.

"Les employeurs s'efforcent d'établir des liens, de faire preuve d'empathie et de proposer des expériences intéressantes, tout en naviguant dans l'espace de travail virtuel lors de l'accueil des nouveaux employés. Le retour que j'entends le plus souvent est que les nouveaux employés se sentent "accablés"... il y a un tel poids de toutes les tâches et activités qu'ils doivent accomplir pendant l'intégration. Cela les isole et nuit à leur autonomie. L'isolement causé par le manque d'expériences engageantes retarde leur sentiment d'appartenance, ce qui est préoccupant. Nous devons changer notre façon de penser et d'accueillir nos nouvelles recrues pour les engager et les fidéliser. Pensez à l'énorme quantité d'efforts et de coûts de recrutement nécessaires pour trouver et embaucher les meilleurs talents dans une organisation dans cette guerre des talents. Il n'a jamais été aussi difficile d'attirer les meilleurs talents. Nous devons donc nous assurer de les garder et de les enthousiasmer dès le départ", a déclaré M. Rawlings.

Mme Rawlings, qui travaille dans le secteur de l'assistance technique depuis plus de 30 ans, a déclaré qu'il s'agissait de l'une des batailles pour les talents les plus compétitives et les plus âprement disputées qu'elle ait connues. 

"Une fois que vous avez trouvé les meilleurs talents et qu'ils commencent à travailler pour votre entreprise, vous devez les accueillir et les valoriser pour qu'ils aient envie de rester et de développer leur carrière avec vous", a-t-elle ajouté.

L'absence d'expériences physiques en personne est le principal défi auquel les nouvelles recrues sont confrontées, selon Mme Rawlings.

"Nous avons tendance à sous-estimer ces moments où nous pouvions montrer à l'employé son bureau, l'emmener à la cafétéria, le présenter à l'équipe et le faire patienter devant les salles de réunion. Ces possibilités ont été considérablement réduites aujourd'hui et, même si nous optons pour un retour au modèle de bureau, elles seront probablement encore limitées. S'engager avec de nouvelles équipes par le biais du monde virtuel peut également créer un champ de malentendus en évaluant le langage corporel, les gestes et les expressions des gens. Il est en fait très difficile de tirer d'un écran d'ordinateur les indices que nous avions surtout l'habitude de voir en face à face", a-t-elle souligné.

Étant donné la forte dépendance à l'égard de la technologie pour fournir les connexions nécessaires pendant l'intégration, il faut également tenir compte du manque potentiel de connaissances techniques d'un nouvel employé. "La technologie est une véritable bouée de sauvetage pour les nouvelles recrues, et le processus d'intégration doit se dérouler sans heurts sur de nombreuses plateformes technologiques différentes. Mais leur donnons-nous les moyens de réussir ?" a-t-elle demandé.

Compte tenu de ces défis, l'intégration virtuelle nécessite une planification réfléchie. Il ne peut s'agir d'un simple changement de cap par rapport aux plans d'accueil en face à face existants, mais l'investissement en vaut la peine.

L'intégration dans un environnement virtuel

Les chefs d'entreprise et les praticiens des RH accordent beaucoup d'importance à la compétence, au diplôme et à l'expérience pour qu'une personne puisse être performante, mais négligent l'attitude, le comportement et le caractère, a déclaré Sunarsihanto.

"Notre travail consiste à les équilibrer et à les mélanger. Chaque nouvel arrivant, aussi génial qu'il ait été dans son rôle précédent, doit s'adapter, apprendre et s'ajuster, c'est pourquoi l'onboarding est si important, surtout dans le contexte du numérique.

"À l'ère du numérique, les gens font encore moins attention, vous ne savez pas comment se porte l'autre personne, si elle est heureuse ou non, vous ne pouvez pas jauger le langage corporel et vous oubliez vos capacités d'influence. En tant que chef d'entreprise ou praticien des RH, notre travail consiste à les aider à apprendre à prendre leurs marques, et si nous le faisons correctement, ils seront très performants", a-t-il ajouté.

L'homme et l'entreprise - le point central

En tant que professionnel des ressources humaines, nous devons prêter attention à l'aspect humain et ne pas nous contenter de courir après les chiffres, a déclaré M. Sunarsihanto.

"Nous devons agir comme un partenaire commercial et un leader stratégique et nous occuper des indicateurs clés de performance (KPI), à savoir combien de personnes nous devons recruter, quel est votre délai de recrutement et quel est votre engagement, et lorsqu'il s'agit de courir après ces chiffres, vous risquez de négliger la partie humaine. Nous devons nous occuper des indicateurs clés de performance, mais n'oublions pas la raison d'être... la seule raison pour laquelle nous sommes ici, c'est parce que nous nous occupons des humains", a-t-il déclaré.

Ce qui fonctionne dans l'onboarding virtuel et comment les responsables RH pourraient faire mieux

Partageant son expérience personnelle d'intégration virtuelle chez Manulife il y a deux ans, Mme Rawlings a déclaré que les interactions, les réunions et les moments de détente lui manquaient, mais qu'il y avait des choses que l'organisation avait réussies au cours du processus.

Elle s'est sentie accueillie en tant que membre de l'équipe, la présentation des personnes l'a préparée à son rôle, et son gestionnaire d'embauche était toujours là pour elle.

"Ils ont fait l'essentiel pour moi. L'intégration ne commence pas le premier jour, elle commence par un pré-intégration au cours duquel j'ai reçu des informations sur la manière dont je devais me connecter et sur les endroits où je devais me rendre dans l'environnement virtuel. Très tôt, on m'a envoyé une vidéo sur Manuvie et ses valeurs, et mon gestionnaire a communiqué avec moi jusqu'au premier jour. J'avais tout l'équipement nécessaire sur mon bureau et un assistant informatique virtuel était à ma disposition pendant quelques semaines ", se souvient-elle.

Mme Rawlings a déclaré qu'elle avait reçu un cadeau de bienvenue qui était assez "impressionnant", a-t-elle dit, et qu'il s'agissait d'une pléthore de choses attentionnées qui lui ont permis de se sentir vraiment la bienvenue.

"Ils ont également très bien réussi à organiser des discussions informelles lors de chaque réunion. La chose la plus mémorable a été que chaque nouvelle recrue, dans les 100 premiers jours, est invitée à une réunion spéciale avec le PDG, ce qui m'a donné une exposition sans précédent et a renforcé la culture. Troisièmement, on ne m'a pas seulement invitée à me joindre à mon équipe et à mes principales parties prenantes, mais aussi à l'ensemble de l'organisation, qui m'a expliqué son champ d'action, son impact sur l'entreprise et son apport à la culture", a-t-elle déclaré, ajoutant qu'elle était vraiment ravie que la culture soit telle qu'elle l'avait imaginée.

Cependant, Mme Rawlings a déclaré que l'inconvénient du processus d'intégration était qu'ils n'étaient pas très clairs sur l'impact ou les objectifs de sa période d'intégration et sur les dates de début et de fin de cette période.

L'essentiel de l'intégration des nouvelles recrues dans la culture de l'organisation

Il est important pour tout le monde de comprendre d'abord le contexte commercial.

"Il y a le contenu, mais avant tout, il y a un contexte qui est celui des personnes, du réseau d'affaires : il faut savoir qui est qui, à qui on peut demander de l'aide. Ensuite, il y a la culture et la façon de travailler... Par exemple, est-il acceptable de tutoyer les gens ou faut-il s'adresser à eux en les appelant M. ou Mme, est-ce hiérarchique, démocratique ou tout le monde est au même niveau ? Ce n'est qu'ensuite que vous discutez du contenu, c'est-à-dire du processus et de la politique. Malheureusement, de nombreuses entreprises se concentrent sur le processus et la politique et oublient le réseau d'affaires, le contexte, la culture et la voie à suivre", a déclaré Sunarsihanto.

"L'étoile directrice de l'intégration virtuelle est de s'assurer que l'expérience du nouvel embauché place le besoin de connexion et d'engagement de l'employé au premier plan, avant l'entreprise. La création d'un sentiment d'appartenance dès le départ ouvre la voie à une productivité plus rapide et garantit la fidélisation", a ajouté M. Rawlings.

Le rôle de l'empathie dans l'intégration à distance

Selon Mme Rawlings, il est important de faire preuve d'empathie à chaque étape du processus, en anticipant et en répondant aux besoins de votre nouvel employé.

Elle ajoute que, dans l'environnement virtuel, cela peut se faire en adoptant une approche et une perspective HCD (human centered design), en se mettant à la place de l'autre.

"Il est plus facile de trouver des réponses aux défis auxquels nous sommes confrontés en nous mettant à la place d'un nouvel employé ; que ressentirions-nous, que penserions-nous, qu'apprécierions-nous le plus et qu'est-ce qui nous procurerait ces moments de plaisir et d'inspiration qui stimuleraient l'engagement ?  Comment pouvons-nous utiliser ces réflexions pour trouver des solutions spécifiques à notre entreprise afin de surmonter les principaux défis de l'intégration virtuelle, tels que l'interaction limitée avec les pairs, la fatigue des réunions virtuelles, l'absence de signaux non verbaux et les problèmes techniques ?

Selon Sunarsihanto, il est très important de prendre soin du nouvel employé.

"Lorsque vous appelez un nouvel arrivant le matin ou que vous lui envoyez un message WhatsApp, demandez-lui comment il va et comment va sa famille au lieu de lui demander directement où en est son dernier projet. Un être humain a besoin d'empathie, d'attention et c'est ce que nous ne faisons pas souvent à cause de la pression. Deuxièmement, aidez-les à acquérir plus rapidement des connaissances en leur disant où ils peuvent trouver l'information", a-t-il ajouté.

Enfin, commencez par avoir la finalité en tête, a ajouté M. Sunarsihanto.  "Lorsque les gens vous rejoignent, ils ne veulent pas rester coincés dans cet emploi pour toujours. Ils veulent progresser un jour dans leur carrière. Par conséquent, discutez avec eux de leur évolution de carrière et de leurs aspirations dès le premier jour", a-t-il ajouté.

Ne pas laisser le nouvel arrivant se sentir seul

Certaines des meilleures pratiques consistent à varier le type d'interactions.

"Par exemple, certaines entreprises utilisent des vidéos créées pour présenter les nouvelles recrues, où elles parlent de leur expérience d'intégration, de ce à quoi s'attendre, de la façon de se préparer et des points à surveiller. Ces vidéos sont ensuite utilisées pour former les nouveaux employés suivants. Ces vidéos ont un impact réel car les nouveaux employés entendent le témoignage d'une personne qui a vécu cette expérience et qui peut s'identifier à l'expérience du nouvel employé. De nombreuses préoccupations et inquiétudes peuvent être apaisées par le partage d'expériences communes.

Les chatbots sont un autre moyen de varier les interactions. Ils peuvent être utilisés pour répondre à toutes les questions auxquelles les managers ne sont pas toujours en mesure de répondre en temps voulu, par exemple en ce qui concerne l'incertitude liée aux réglementations du bureau Covid et l'impact sur le travail à distance", a déclaré Mme Rawlings.

En résumé, elle a déclaré que la solution réside dans une expérience d'accueil bien planifiée pour créer ces connexions spontanées de manière structurée.

"Il est vraiment important d'avoir un temps délibéré autour lié à un programme d'apprentissage clair, mais aussi l'espace pour des interactions sociales variées, en particulier lorsque les gens travaillent à distance depuis leur domicile. "

"La première impression n'arrive qu'une seule fois, et c'est pourquoi il est si essentiel que vous obteniez un bon onboarding de vos nouvelles recrues à travers n'importe quelle politique de lieu de travail que vous avez maintenant ou que vous êtes susceptible d'atterrir dans le futur. Pour réussir l'intégration dans un lieu de travail virtuel, il faut adopter une approche différente, centrée sur l'humain, en déployant des opportunités significatives par le biais de connexions délibérées, variées et structurées, afin de soutenir les nouvelles recrues sur la voie de la productivité et de leur donner le sentiment d'appartenir à votre culture", a-t-elle ajouté.

Cet article a été initialement publié par People Matters. Vous pouvez le lire sur leur site ici.