Carrefour transforme son processus de pilotage de la masse salariale

CARREFOUR EN BREF

Avec plus de 12 000 magasins dans plus de 30 pays et 11 millions de passages en caisse quotidiens, Carrefour est un pionnier de la grande distribution alimentaire. Le groupe a pour ambition de devenir le leader de la transition alimentaire pour tous.

SCENARIO RH CHEZ CARREFOUR

Carrefour fait confiance à Allshare depuis quasiment 10 ans pour piloter sa masse salariale. La suite logicielle Scénario/RH est installée sur plus de 190 hypermarchés, utilisée par 190 Responsables RH et couvrant plus de 70 000 salariés.

Après avoir mis à profit les capacités d’intégration et de calcul du logiciel, Carrefour fait aujourd’hui évoluer ses pratiques budgétaires pour tirer profit des capacités de l’outil et obtenir une visibilité sur l’impact financier des décisions RH.

Une solution unique pour centraliser et fiabiliser les données

Rattaché au contrôle de gestion, Monsieur J est en charge de l’analyse de la performance des frais de personnel des 190 hypermarchés de Carrefour. Il analyse à ce titre la masse salariale représentée par plus de 70 000 collaborateurs, qui sont gérés par 190 responsables RH en magasins.

Le nombre de salariés en CDD est important dans la grande distribution, et les mouvements à tracer sont donc nombreux pour un groupe comme Carrefour. En 2017, le groupe décide de professionnaliser ses méthodes de pilotage. « Une partie de nos processus était basée sur tableur, explique Monsieur J, et l’autre sur un logiciel interne que nous ne pouvions plus faire évoluer. » Trois logiciels spécialisés dans le pilotage de la masse salariale sont mis en compétition.

Carrefour choisit au final Scénario/RH d’Allshare, qui se révèle la solution la plus efficace : « Scénario/RH nous donnait la possibilité de centraliser les informations, tout en fiabilisant la remontée des éléments variables des magasins, précise Monsieur J. Il proposait également les restitutions les plus visuelles, ainsi que le meilleur rapport qualité-prix. »

Moins de saisie, plus de stratégie

Avec ses dizaines de milliers de salariés, près de 2000 rubriques dans le plan de paie, et un plan budgétaire complexe, la masse salariale de Carrefour représente des volumes de plusieurs centaines de millions de données à calculer. La performance de Scénario/RH était donc un critère essentiel pour parvenir à piloter les frais de personnel avec efficacité.

Pour assurer cette performance, Allshare a choisi d’héberger son logiciel Scénario/RH dans son propre datacenter, qu’il maintient et administre avec ses équipes d’experts.

« Nous avons beaucoup gagné en performance, constate Monsieur J. La consolidation des données d’un magasin prenait auparavant plus d’une heure et aujourd’hui elle se fait en 15 minutes ».  Grâce à cette performance, Carrefour calcule chaque nuit la masse salariale de l’ensemble des magasins, ce qui ne pouvait pas être réalisé avant la mise en place de Scénario/RH. De même, le cycle budgétaire prenait auparavant 3 mois, qui se sont réduits à 4 semaines aujourd’hui.

« Avec les automatismes mis en place, les données sont fiables et les responsables RH n’ont plus le stress de l’intégration des données variables. Ils peuvent se concentrer sur l’analyse des données fournies. » Monsieur J, Responsable Applications Contrôle de Gestion, Carrefour.

Pour fiabiliser la remontée des éléments variables, des interfaces ont été créées entre le logiciel de paie, de gestion des temps et de comptabilité. Auparavant, les responsables RH effectuaient eux-mêmes ces intégrations, après avoir extrait les données des différents logiciels. Avec ces automatismes, le gain de temps et de fiabilité est important, et les magasins reçoivent directement une première prévision budgétaire qu’ils n’ont plus qu’à valider ou modifier. Ensuite, les écarts entre le budget et le réel sont analysés chaque mois, grâce aux analyses d’écart proposées par Scénario/RH.

Avec la mise en place de Scenario/RH, le travail nécessaire pour intégrer les différents outils de paie et de comptabilité a permis également de mener une réflexion très utile sur la cohérence des données des différents systèmes, en particulier pour le mapping des rubriques de paie.

 L’expertise d’un spécialiste du pilotage de la masse salariale

Les équipes de Carrefour apprécient l’expertise des consultants d’Allshare. « La connaissance des aspects réglementaires et de la gestion du personnel est une des grandes forces d’Allshare, estime Monsieur J. Nous sommes accompagnés par des consultants experts et réactifs qui, jusqu’à présent, n’ont jamais dit non à nos demandes d’adaptation. » Allshare fait en effet évoluer constamment son logiciel selon les besoins de ses clients et les nouveautés du réglementaire en matière de paie. La nécessité de cette adaptation constante s’est encore révélée lors de la crise sanitaire en 2020 avec l’intégration des dispositifs gouvernementaux concernant l’activité partielle.

Des capacités de calcul et de simulation

Carrefour continue à faire évoluer ses pratiques pour profiter du potentiel de Scénario/RH. Actuellement, le groupe effectue un budget en fin d’année, qui est révisé une fois en début d’année fiscale, mais il calcule aussi un atterrissage mensuel, en intégrant chaque semaine les données pilotées, pour vérifier si le budget est bien tenu.