SIRH : Le Guide Ultime
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Les 5 tâches principales d’un SIRH :
- Gestion de la paie : automatisation du calcul des salaires, des déductions, et des cotisations sociales.
- Gestion des talents : suivi des compétences, identification des besoins de formation, et planification des carrières (promotions etc).
- Gestion des temps et présences : suivi des heures de travail, des pauses, et des absences des collaborateurs.
- Gestion des formations : organisation des sessions, suivi des certifications, et mise à jour des compétences requises.
- Gestion des recrutements (ATS) : publication d’offres d’emploi, suivi des candidatures, gestion des entretiens d’embauche, et intégration des nouveaux employés (onboarding).
⚠️Ne pas confondre le SIRH avec un simple logiciel RH : un logiciel RH se concentre sur une tâche spécifique comme la gestion de la paie, alors que le SIRH réunit plusieurs tâches, fournissant ainsi une solution plus globale et complète.
Les avantages d’un SIRH :
Optimisation des processus RH : en automatisant des tâches chronophages comme la paie, le suivi des présences ou le recrutement, un SIRH permet de gagner jusqu’à 35 % de temps. Les équipes RH peuvent ainsi se concentrer sur des missions stratégiques, telles que la gestion des talents ou la culture d’entreprise.
Réduction des erreurs et des coûts : La centralisation des données réduit les erreurs humaines, améliore la conformité et diminue les interventions manuelles, permettant un retour sur investissement significatif, en particulier pour les PME.
Amélioration de l’expérience collaborateur : Avec des fonctionnalités comme le self-service RH, les employés accèdent facilement à leurs informations (paie, congés, formations), renforçant leur satisfaction et autonomie.
Usages adaptés aux besoins : Les grandes entreprises bénéficient d’une meilleure coordination globale grâce à la centralisation des processus RH, tandis que les PME peuvent alléger leur charge administrative pour se concentrer sur le développement stratégique.
Comment bien choisir son SIRH ?
Prendre en compte la taille de l’entreprise : La taille de votre structure est un facteur crucial dans le choix de votre SIRH. Une PME n’aura pas les mêmes priorités qu’une grande organisation internationale. Par exemple, un SIRH destiné aux PME peut se focaliser sur la gestion de la paie et des présences, tandis qu’une entreprise de grande envergure aura besoin de fonctionnalités avancées pour gérer les talents et garantir la conformité à l’échelle internationale.
Évaluer vos besoins spécifiques : Chaque entreprise a des attentes particulières en matière de gestion RH. Il est essentiel de bien définir ces besoins en amont. Avez-vous besoin d’un outil pour la paie, le recrutement, ou encore les formations ? Utiliser un comparatif des solutions SIRH disponibles vous aidera à identifier les fonctionnalités adaptées à vos objectifs.
Analyser le coût du SIRH : Le budget est un critère décisif. Les solutions SaaS, facturées mensuellement en fonction du nombre d’utilisateurs, offrent un coût maîtrisé, tandis que les solutions on-premise nécessitent un investissement plus conséquent pour l’installation et la personnalisation. Pour anticiper ces dépenses, définissez un budget clair dès le départ en impliquant votre DAF. Cela permettra d’aligner les besoins RH et les contraintes financières de votre entreprise.
Les principaux SIRH sur le marché
- Cegid RH : une solution complète, idéale pour les grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière de gestion des talents et de paie.
- Sage Business Cloud People : un outil cloud flexible, conçu pour accompagner les entreprises en pleine croissance, particulièrement adapté aux PME.
- ADP Workforce Now : spécialisé dans la gestion de la paie et des RH à grande échelle, ce logiciel est pensé pour les entreprises internationales.
- Factorial : une solution tout-en-un idéale pour les PME, couvrant la gestion des talents, des plannings et de la paie.
💡 Conseil : avant de faire votre choix, faites un comparatif de SIRH (au moins 3 ou 4) pour comparer les fonctionnalités et des tarifs afin de trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.
3 étapes pour déployer son SIRH
En moyenne, seuls 60 % des utilisateurs adoptent efficacement un SIRH, ce qui souligne l’importance d’une formation et d’un accompagnement adéquats pour réussir le déploiement d’un SIRH.
- Étape 1 : Analyse des besoins et choix du SIRH
Il faut déterminer les processus spécifiques à améliorer au sein des RH et rédiger un cahier des charges détaillé afin d’identifer précisément les besoins de l’entreprise. Ensuite, le choix du prestataire doit s’appuyer sur plusieurs critères :
- Taille de l’entreprise
- Fonctionnalités proposées par l’outil
- Flexibilité et évolutivité de la solution (ergonomie)
- Étape 2 : Paramétrage, formation et tests
Une fois le SIRH choisi, on commence par configurer l’outil pour l’adapter aux spécificités de l’entreprise, importer les données existantes et définir les droits d’accès. Ensuite, on passe à la formation des RH et managers, étape cruciale dans l’adoption de l’outil qui est souvent assurée par le prestataire. Enfin, il est préférable de mettre en place une phase de test sur un groupe restreint avant un déploiement global.
- Étape 3: Suivi et optimisation du contenu
Le travail ne s’arrête pas au déploiement, il est crucial d’assurer un suivi régulier pour identifier et résoudre les problèmes rencontrés ainsi qu’un accompagnement à long-terme. Une optimisation continue est aussi essentielle incluant des mises à jour pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et garantir la sécurité des données.
Le coût et ROI de l’adoption d’un SIRH
Le coût d’un SIRH dépend de la taille de l’entreprise, du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités nécessaires. On peut les diviser en trois catégories :
- Coûts d'acquisition :
- Achat du logiciel ou abonnement SaaS.
- Frais de personnalisation et de configuration.
- Potentiellement, investissements dans des infrastructures informatiques.
- Coûts de formation :
- Une part du budget doit être allouée à la formation des utilisateurs (équipes RH et managers) pour garantir une adoption efficace et limiter les erreurs.
- Coûts récurrents et maintenance :
- Abonnements (dans le cas d’une solution SaaS).
- Maintenance, support technique et mises à jour, qui peuvent parfois entraîner des frais additionnels.
L’estimation du ROI (retour sur investissement) d’un SIRH se mesure principalement par les économies réalisées sur le long terme.
- Réduction des erreurs :
Les erreurs dans la gestion des paies et des absences diminuent, ce qui réduit les coûts liés à leur correction ou aux éventuelles pénalités légales.
- Automatisation des tâches administratives :
Moins de tâches chronophages libèrent les équipes RH pour des missions stratégiques. Par exemple, l’automatisation des déclarations sociales peut économiser plusieurs milliers d’euros chaque année pour une entreprise de taille moyenne.
- Productivité accrue :
Un SIRH centralise les informations RH, simplifie l’accès aux données et accélère les prises de décision. Cette vision unifiée améliore la performance globale de l’entreprise.
Exemples de coûts
D’après une étude relayée par RH Matin :
- 32 % des entreprises paient moins de 11 €/salarié/mois pour un SIRH.
- 22 % des entreprises dépensent entre 17 et 20 €/salarié/mois.
- Pour 17 %, ce coût dépasse 25 €/salarié/mois.
En revanche, des solutions comme Factorial sont accessibles dès 5 €/utilisateur/mois, offrant un excellent rapport qualité-prix.
Les tendances actuelles et futures des SIRH
Core RH et données : la qualité et la cohérence des données RH deviennent essentielles pour une gestion stratégique efficace.
IA et Big Data : l’IA automatise les tâches et analyse les tendances, tandis que le Big Data aide à anticiper les besoins en compétences et à affiner les stratégies RH.
Solutions cloud (SaaS) : flexibles et sécurisées, elles facilitent l'accès à distance et simplifient les mises à jour.
Accessibilité mobile : les SIRH sur smartphone répondent aux besoins des équipes mobiles et au télétravail.
Expérience employé : le self-service RH améliore l’autonomie des collaborateurs, rendant l’expérience utilisateur plus fluide et engageante.
L’avenir des SIRH repose sur une personnalisation accrue et des analyses prédictives pour anticiper les besoins RH, permettant aux équipes de se concentrer sur leur mission clé : l’humain.
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